Workmoa 개인정보처리방침

1. 개인정보처리방침의 목적

주식회사 메디브(이하 “회사”)는 Workmoa(이하 “서비스”)를 제공함에 있어 개인정보 보호법 등 관련 법령을 준수하며, 정보주체의 개인정보를 적법하고 안전하게 처리하기 위하여 본 개인정보처리방침을 수립·공개합니다.

본 방침은 서비스 이용 과정에서 수집·이용되는 개인정보, 처리 목적, 보유 및 파기, 제3자 제공 및 위탁, 국외 이전, 정보주체 권리 등을 안내합니다.

2. 개인정보처리자 정보(회사 정보)

3. 적용 범위 및 역할(조직형 B2B 서비스)

1. 본 방침은 회사가 고객(이용기관) 및 구성원에게 직접 제공하는 서비스 운영 과정에서 회사가 처리하는 개인정보에 적용됩니다.
2. 서비스는 원칙적으로 사업자(법인/개인사업자/단체 등) 및 그 구성원을 위한 조직형(B2B) 서비스입니다.
3. 고객(이용기관)이 임직원·협력사 등 제3자의 개인정보를 서비스에 입력·업로드하는 경우, 해당 고객은 관련 법령상 개인정보처리자 또는 관리 책임자로서 적법한 수집 근거 확보 및 고지·동의 등 1차 책임을 부담합니다.
4. 회사는 서비스 제공, 장애 대응, 보안, 고객지원 등 서비스 운영에 필요한 범위에서 고객이 입력·업로드한 데이터를 처리합니다. 고객 요청 또는 필요 시 회사와 고객은 별도의 데이터처리계약(DPA) 또는 기업 약정을 체결할 수 있습니다.

4. 처리하는 개인정보 항목, 목적, 보유기간

4-1. 회원가입 및 계정/조직 관리

안내: 선택 항목이라 하더라도 고객의 운영 정책 또는 관리자 설정에 따라 일부 항목은 구성원에게 필수 입력 항목으로 지정될 수 있습니다.

4-2. 서비스 이용 과정에서 생성되는 업무 데이터(콘텐츠)

4-3. 외부 서비스 연동(이메일) 및 파일(드라이브) 기능

(중요) 이메일 기능(Beta): Resend + Cloudflare 운영 방식

회사는 Beta 버전의 이메일 기능을 Resend와 Cloudflare 기반으로 제공합니다. Resend는 이메일 발송 API, 수신 이벤트 및 웹훅 처리에 사용되며, Cloudflare는 메일 도메인의 DNS 설정, 도메인 검증, 라우팅 및 보안 인프라 운영에 사용될 수 있습니다.

• Beta 이메일 기능은 외부 메일함 계정 직접 연동 방식이 아니라, 회사가 제공하는 경량 메일함 UI와 Resend/Cloudflare 기반 인프라를 통해 운영됩니다.
• 서비스 내 메일함, 보낸메일함, 임시보관함, 첨부파일, 답장/전달, 검색 및 감사 추적 기능 제공을 위해 필요한 범위에서 이메일 제목·본문·첨부파일·헤더·처리 상태가 Workmoa 시스템에 저장·처리될 수 있습니다.
• 수신 메일은 Resend 웹훅 또는 관련 수신 이벤트를 통해 Workmoa 서버로 전달되며, 정규화·중복 방지·오류 대응을 위해 원문 또는 원문 참조 정보가 필요한 기간 동안 처리될 수 있습니다.
• 회사는 이메일 데이터를 서비스 제공, 보안, 장애 대응, 고객지원 및 법령 준수 목적 범위에서만 처리합니다.

(중요) 파일(드라이브) 기능: Google Drive 연동 방식

회사는 현재 파일(드라이브) 기능을 Google Drive 등 외부 저장소 연동 방식으로 제공합니다. 이용자가 연동을 설정한 경우에 한하여, 이용자가 부여한 권한 범위 내에서 Google Drive API를 통해 파일 목록 조회, 다운로드/업로드 등 연동 기능을 제공합니다.

• 회사는 Google Drive 파일 본문(콘텐츠)을 Workmoa 서버에 영구 저장하지 않으며, 목록 조회/다운로드/업로드 요청 시 기능 제공을 위해 필요한 범위에서 Workmoa 서버를 경유하여 일시적으로 처리합니다.
• Google Drive 연동 토큰(access token, refresh token)은 조직(소속) 단위로 DB에 저장되며, 암호화된 형태로 보관합니다.
• 회사는 Google Drive 파일을 Workmoa로 별도 동기화하거나 백업하는 기능을 제공하지 않습니다.
• 다만 서비스 안정성 목적의 DB 백업이 수행되는 경우, 암호화된 토큰 및 연동 메타데이터는 DB 백업에 포함될 수 있습니다.

연동 자격증명 처리

회사는 원칙적으로 외부 계정의 비밀번호 등 민감 인증정보를 불필요하게 저장하지 않으며, 연동 제공을 위해 불가피한 경우 강력한 암호화, 접근통제, 최소 보관 등 안전조치를 적용합니다.

향후 회사는 서비스 정책 변경 또는 신규 기능 제공에 따라 이메일 또는 파일(드라이브) 제공 방식이 변경될 수 있으며, 변경 시 본 방침에 반영하고 필요한 경우 사전 고지합니다.

4-4. 인증/보안/접속 기록

5. 개인정보의 처리 목적

회사는 개인정보를 다음 목적 범위에서 처리합니다.

1. 회원가입/로그인/본인확인, 계정 및 조직 관리
2. 프로젝트/협업/결재/근태·휴가/장비/파일(드라이브) 및 연동 기능 제공
3. 공지사항 전달, 고객문의 대응, 분쟁 처리, 약관·정책 고지
4. 부정이용 방지, 보안 점검, 접속기록 관리, 서비스 품질 개선 및 장애 대응
5. 법령상 의무 이행

6. 개인정보의 제3자 제공

1. 회사는 원칙적으로 정보주체의 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다.
2. 다만 다음 각 호의 경우에는 예외로 할 수 있습니다.
3. 정보주체가 사전에 동의한 경우
4. 법령에 특별한 규정이 있거나 법적 의무 준수를 위하여 필요한 경우
5. 정보주체 또는 제3자의 급박한 생명·신체·재산 이익을 위하여 필요한 경우

7. 개인정보 처리의 위탁

회사는 원활한 서비스 제공을 위하여 다음과 같이 개인정보 처리업무를 외부 서비스 제공자에게 위탁하거나 외부 인프라를 이용할 수 있습니다.

회사는 위탁계약 또는 이에 준하는 계약·정책을 통해 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하도록 관리·감독합니다. 위탁업무 또는 수탁자가 변경되는 경우 본 방침에 반영하고 필요한 경우 사전 고지합니다.

8. 개인정보의 국외 이전(발생 시 고지)

1. 회사는 외부 연동 서비스, 글로벌 클라우드 등 인프라를 도입·이용하는 경우 개인정보가 국외로 이전될 수 있습니다.
2. 국외 이전이 실제로 발생하는 경우, 회사는 이전받는 자, 이전 국가, 이전 일시 및 방법, 이전 항목, 이전 목적, 보유·이용 기간을 본 방침에 공개하고, 필요한 경우 정보주체 동의 또는 적법한 이전 근거를 확보합니다.
3. 고객이 외부 서비스 계정을 연동하여 사용하는 경우, 해당 외부 서비스 제공자(연동 제공자)가 이전받는 자에 해당할 수 있습니다.

8-1. (현재 제공) 외부 서비스 연동에 따른 국외이전 고지

회사는 이용자가 선택하여 외부 연동 또는 Beta 이메일 기능을 사용하는 경우, 아래와 같이 국외이전이 발생할 수 있습니다.

※ 회사는 Google Drive 파일 본문을 Workmoa 서버에 영구 저장하지 않으며, 요청 시 Workmoa 서버를 경유하여 일시적으로 처리합니다.

9. 개인정보의 보유 및 이용기간

1. 회사는 개인정보 수집·이용 목적이 달성된 후에는 지체 없이 파기합니다.
2. 계약 종료 또는 회원 탈퇴 시 회사는 해당 데이터에 대한 서비스 접근을 차단할 수 있습니다.
3. 회사는 재계약·복구 요청 처리, 분쟁 대응 등을 위해 개인정보 및 고객 데이터를 90일간 유예 보관하며, 유예기간 경과 시 지체 없이 파기합니다.
4. 백업 데이터는 서비스 안정성 목적상 보관될 수 있으며, 최대 90일 이내 순차 삭제됩니다(법령 준수 또는 분쟁·수사 대응 등 정당한 사유가 있는 경우 예외).
5. 관련 법령에 따라 일정 기간 보존이 필요한 경우 해당 기간 동안 보관할 수 있습니다.

10. 개인정보의 파기 절차 및 방법

1. 회사는 보유기간 경과, 처리 목적 달성, 서비스 종료, 탈퇴 등의 사유가 발생한 경우 지체 없이 개인정보를 파기합니다.
2. 전자적 파일은 복구 또는 재생되지 않도록 기술적 방법으로 삭제하고, 종이 문서는 분쇄 또는 소각 등의 방법으로 파기합니다.
3. 법령에 따라 보존이 필요한 정보는 별도 분리 보관 후 보존기간 종료 시 파기합니다.

11. 정보주체의 권리와 행사 방법

1. 정보주체는 회사에 대하여 언제든지 다음 권리를 행사할 수 있습니다.

• 개인정보 열람, 정정, 삭제, 처리정지 요구
• 동의 철회 및 회원 탈퇴 요청

1. 권리 행사는 서비스 내 ‘문의하기’ 메뉴 또는 이메일 support@mediv.kr로 접수합니다.
2. 회사는 관련 법령에서 정한 기간 내에 답변 또는 조치합니다.
3. 조직형 서비스 특성상 구성원 데이터에 대한 정정·삭제 요청은 고객(이용기관) 관리자의 권한, 법정 보존 의무, 내부 결재·인사 기록 보존 필요 여부 등에 따라 일부 제한될 수 있으며, 제한 시 사유를 안내합니다.

12. 개인정보의 안전성 확보조치

회사는 개인정보의 안전성 확보를 위하여 다음과 같은 조치를 취합니다.

1. 내부관리계획 수립 및 시행
2. 접근 권한의 최소화 및 권한 관리
3. 접근기록(로그) 보관 및 점검
4. 비밀번호 해시 저장, 인증 토큰/세션 관리, CSRF 방지 등 인증 보안
5. 전송구간 암호화(HTTPS 등)
6. 보안 업데이트, 취약점 점검, 로그 분석, 이상행위 탐지
7. 백업 및 복구 절차 운영

13. 쿠키 및 유사기술의 사용

1. 회사는 로그인 유지, 보안, 세션 관리, 사용자 설정 저장 등을 위하여 쿠키 또는 유사한 기술을 사용할 수 있습니다.
2. 정보주체는 브라우저 설정을 통해 쿠키 저장을 거부할 수 있으나, 이 경우 일부 기능 이용이 제한될 수 있습니다.
3. 회사가 분석·마케팅 목적의 쿠키를 사용하는 경우, 관련 법령 및 가이드에 따라 별도 동의 절차를 적용합니다.

14. 아동의 개인정보

회사는 원칙적으로 만 14세 미만 아동의 회원가입을 받지 않습니다.

15. 개인정보 보호책임자 및 문의처

• 개인정보 보호책임자: 김경모 본부장
• 담당부서: 시스템개발부
• 이메일: mohunk@mediv.kr
• 고객문의(일반): support@mediv.kr
• 대표전화: 043-715-2498

16. 권익침해 구제방법

정보주체는 개인정보 침해에 대한 신고나 상담이 필요한 경우 아래 기관에 문의할 수 있습니다.

• 개인정보침해신고센터(한국인터넷진흥원, 국번없이 118)
• 개인정보 분쟁조정위원회
• 대검찰청 사이버수사과
• 경찰청 사이버범죄 신고시스템(ECRM)

17. AI 기능 관련 안내

회사는 Beta 서비스에서 회의록 정리, 회의 내용 기반 할 일 제안, 이메일 제목/본문 교정 등 AI 기반 작성 지원 기능을 제공할 수 있습니다.

1. AI 기능 사용 시 이용자가 입력하거나 선택한 텍스트, 음성 파일, 회의록 내용, 이메일 제목·본문 등 기능 수행에 필요한 정보가 처리될 수 있습니다.
2. AI 기능은 고객 또는 관리자가 설정한 API 키와 회사의 서비스 설정에 따라 Google Gemini 등 외부 AI API를 호출하여 처리될 수 있습니다.
3. 회사는 AI 기능 제공, 보안, 장애 대응 및 사용량 관리에 필요한 범위에서 요청·응답 기록 또는 메타데이터를 처리할 수 있습니다.
4. AI 기능의 출력 결과는 이용자가 적용·저장한 경우에 한하여 해당 기능의 업무 데이터로 저장됩니다.
5. 회사는 AI 제공자, 처리 항목, 처리 목적, 보유기간, 위탁 및 국외 이전 사항에 중대한 변경이 있는 경우 본 방침에 반영하고 필요한 경우 사전 고지합니다.

18. 개인정보처리방침의 변경

1. 본 방침의 내용 추가, 삭제 및 수정이 있는 경우 시행일자 및 변경사유를 명시하여 사전에 공지합니다.
2. 정보주체에게 불리한 중요한 변경이 있는 경우 시행일 전에 별도로 명확히 안내합니다.

부칙

본 개인정보처리방침은 2026년 5월 1일부터 시행합니다.